Chi bộ Trung tâm Lưu trữ lịch sử sinh hoạt chuyên đề về các giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác bảo quản an toàn tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2021.

Chi bộ Trung tâm Lưu trữ lịch sử sinh hoạt chuyên đề về các giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác bảo quản an toàn tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2021.
1. Quan điểm của Chủ tịch Hồ Chí Minh về giá trị của tài liệu lưu trữ

     Sau khi giành được chính quyền, trước hiện tượng hồ sơ, tài liệu của chế độ cũ để lại có nguy cơ bị tiêu hủy; ngày 3/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký ban hành Thông đạt số 1C/VP. Bản Thông đạt ngắn gọn nhưng đã nêu lên tư tưởng chiến lược và những yêu cầu cấp bách cho công tác bảo vệ tài liệu lưu trữ. Người đã chỉ ra rằng việc tự tiện hủy bỏ hay bán các công văn, hồ sơ cũ là “hành động ấy có tính cách phá hoại” và Chủ tịch Hồ Chí Minh khẳng định vai trò, ý nghĩa to lớn của tài liệu lưu trữ là “những giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”. Đồng thời, Người cũng nêu rõ phương thức để quản lý hồ sơ, tài liệu: “những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này gửi về những Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia giáo dục để tàng trữ, những nhân viên không tuân lệnh này sẽ bị nghiêm trị”. Thông đạt số 1C/VP là văn bản đầu tiên có ý nghĩa thực sự to lớn về mặt lý luận và thực tiễn đối với sự nghiệp xây dựng và phát triển ngành lưu trữ Việt Nam. Những quy định này đã đặt nền móng cho sự ra đời của nguyên tắc tập trung, thống nhất trong công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu; từ đây, tài liệu lưu trữ đã được Nhà nước khẳng định là tài sản của nhân dân, của dân tộc phải được trân trọng, giữ gìn.

     Là một nhà văn hóa kiệt xuất, tiếp thu tinh hoa văn hóa của nhân loại và văn hóa Việt Nam, Chủ tịch Hồ Chí Minh hiểu rất rõ rằng không một sự phát triển nào trước mắt cũng như lâu dài lại có thể tách rời quá khứ. Càng phát triển thì lại càng phải dựa vào những thành tựu của quá khứ để lại. Lịch sử phát triển của nền văn minh nhân loại và của chính nước ta đã chứng tỏ chân lý đó. Do vậy, muốn tài liệu lưu trữ trở thành một tiềm năng của công cuộc kiến thiết quốc gia thì phải làm nhiều việc: Phải lựa chọn, đánh giá chúng, quan trọng là phải tổ chức bảo quản và sử dụng hợp lý từng loại tài liệu. Trong thời kỳ đổi mới hiện nay, chúng ta càng thấy tư tưởng, quan điểm của Chủ tịch Hồ Chí Minh nêu ra từ năm 1946 về công tác lưu trữ là chính xác và hết sức sáng suốt; điều đó đòi hỏi mỗi chúng ta là những Viên chức đang thực hiện nhiệm vụ được giao làm công tác quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh phải tiếp tục quán triệt thực hiện tốt trong công tác bảo quản, giữ gìn an toàn tài liệu lưu trữ cả về lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử tỉnh. Vì tài liệu (giấy) rất dễ bị xâm hại và hư hỏng bỡi các yếu tố khách quan như: Ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm họa tự nhiên, các tác nhân hóa học đều có thể gây ra gây hư hại đến tài liệu.  Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan trong việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, di chuyển đến kho tàng, bảo quản tài liệu không hợp lý thì cũng đều ảnh hưởng và làm hư hại đến tài liệu.

      2. Thực tiễn tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm

     Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.
 
     Có thể nói, Tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định không chỉ nhiều về số lượng (gần 3.000 mét giá tài liệu), đa dạng về thành phần (tài liệu hành chính, tài liệu khoa học- kỹ thuật, tài liệu bản đồ, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu Nghe - nhìn, tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ và các tài liệu chuyên ngành khác, với tổng số 166 Phông lưu trữ thuộc các thời kỳ lịch sử), phong phú về nội dung phản ánh mọi hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh Bình Định qua các thời kỳ lịch sử. Đây là một trong những nguồn sử liệu quan trọng cần được bảo quản, giữ gìn và phát huy có hiệu quả nhằm phục vụ cho sự nghiệp phát triển kinh tế, xã hội của tỉnh nhà trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.

     Được sự quan tâm chỉ đạo sâu sát của Đảng ủy Sở, Lãnh đạo Sở, trong thời gian qua, Cấp ủy chi bộ đã phối hợp chặt chẽ với Lãnh đạo Trung tâm đã tổ chức quán triệt đầy đủ, kịp thời các nội dung quy định, hướng dẫn của Đảng, của Nhà nước đến toàn thể đảng viên và Viên chức để thực hiện như: Luật Lưu trữ, Pháp lệnh về bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ quốc gia công bố năm 1982, Công văn số 111/NVĐP, ngày 04/04/1995 về việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ của Cục Lưu trữ Nhà nước, Thông tư 09/2007/TT-BNV, ngày 26/11/2007 hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng, Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử,..... và đã đạt được những kết quả tích cực trong công tác bảo quản an toàn tài liệu Lưu trữ lịch sử của tỉnh, cụ thể:
         
     - Đã tăng cường đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị tại các kho lưu trữ: Xây dựng kho lưu trữ mở rộng; mua sắm các trang thiết bị (quạt thông gió; quạt trần, máy lạnh, bộ đo nhiệt độ, độ ẩm … để khống chế nhiệt độ và độ ẩm). Đặc biệt trong các kho được trang bị hệ thống báo cháy, chữa cháy, đèn chiếu sáng tự động, hệ thống camera quan sát theo quy định.

     - Về phương pháp và cách thức tổ chức bảo quản: Tài liệu được phân ra các kho lưu trữ bảo quản theo Phông, năm, kho bảo quản tài liệu khoa học kỹ thuật, bản đồ, kho lưu trữ bảo quản tài liệu Nghe - nhìn. Đối với tài liệu giấy được bảo quản trong các hộp, bìa hồ sơ và được đặt lên giá. Chế độ bảo quản trong tất cả các kho lưu trữ đều có máy đo nhiệt độ, độ ẩm thường xuyên. Đồng thời, phối hợp với bộ phận tu bổ, phục chế tài liệu lập Danh mục tài liệu nhàu, rách để đưa ra tu bổ, bồi nền nhằm giảm thiểu được tài liệu có nguy cơ bị hư hại, xuống cấp.

     Đặc biệt về công tác bảo quản tài liệu quý, hiếm có giá trị về lịch sử và liên quan đến tỉnh Bình Định do cơ quan, tổ chức và cá nhân ký gửi được sưu tầm trong nhân dân và tại các nơi thờ tự của cộng đồng dân cư, của họ tộc được Viên chức làm công tác bảo quản thống kê, lập danh mục và lập hồ sơ theo dõi và thực hiện các biện pháp bảo quản an toàn đặc biệt là chống dính, chống ẩm và được xử lý kịp thời không để xuống cấp.

     - Tổ chức thực hiện tốt các quy trình nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm hạn chế những tác hại do sinh vật gây ra; hàng năm, Trung tâm hợp đồng với các cơ quan chuyên môn xông hơi bằng hoá chất để diệt côn trùng cho tài liệu.

     Nhờ làm tốt công tác bảo quản an toàn tài liệu, trong những năm qua, Trung tâm đã giúp cho hàng ngàn lượt tổ chức, công dân (độc giả) trong việc nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu tại Trung tâm, nhất là những tài liệu liên quan đến chế độ chính sách và người có công cách mạng.
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm có những mặt hạn chế nhất định: Hiện tại, kho lưu trữ chật hẹp không còn diện tích để bố trí tài liệu các đơn vị nộp lưu theo quy định; các trang thiết bị trong kho xuống cấp; tài liệu hình thành quá lâu dễ bị lão hóa và tự hủy theo thời gian; ảnh hưởng của nhiệt độ không khí, độ ẩm, ánh sáng, bụi, côn trùng và các loại gặm nhấm.....

     3. Các giải pháp trong công tác bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ

     Thứ nhất, tiếp tục đẩy mạnh công tác tuyên truyền, giáo dục, quán triệt trong Viên chức thực hiện nghiêm các văn bản của Trung ương, của Cục VTLT và của tỉnh về công tác bảo quản an toàn tài liệu Lưu trữ theo đúng tư tưởng của Chủ tịch Hồ Chí Minh trong bản Thông đạt số 1C-VP để nâng cao ý thức trách nhiệm của người Viên chức trong thực hiện nhiệm vụ lưu trữ lịch sử nói chung và Viên chức làm công tác bảo quản tài liệu nói riêng.

     Thứ hai, tham mưu đề xuất Lãnh đạo Trung tâm ban hành các văn bản chỉ đạo, quy định và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm; thường xuyên tổ chức kiểm tra, theo dõi hoạt động bảo quản tài liệu để góp phần bảo vệ nâng cao tuổi thọ và sử dụng tốt nguồn tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh. Đồng thời, thống kê tình trạng vật lý của tài liệu có nguy cơ hư hỏng, chủ động tham mưu Lãnh đạo Trung tâm kịp thời chỉ đạo thực hiện tốt công tác tu bổ, phục chế tài liệu.

     Thứ ba, cần tiếp tục quan tâm đầu tư trang thiết bị, ng dụng các tiến bộ của khoa học - công nghệ hiện đại vào công tác bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ một cách hợp lý; nhất là thực hiện hiệu quả số hóa tài liệu, tích hợp CSDL vào máy chủ được lưu giữ vào bộ lưu trữ dữ liệu.

     Thứ tư, tiếp tục tổ chức sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ, thực hiện tốt nội quy, quy chế quản lý ra vào kho; chế độ kiểm tra định kỳ, đột xuất tình hình quản lý, bảo quản tài liệu; thường xuyên hút bụi, vệ sinh tài liệu; quy định tổ chức sử dụng tài liệu và khai thác sử dụng tài liệu; kiểm tra theo dõi việc xuất, nhập tài liệu theo quy định.

     Thứ năm, tiếp tục rà soát trang thiết bị, phương tiện bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ để đề xuất sửa chữa hoặc thay mới và áp dụng các biện pháp phòng, chống ẩm, chống nấm mốc tài liệu trong kho.

     Thứ sáu, tiếp tục thống kê, lập danh mục và lập hồ sơ theo dõi, quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm có giá trị về lịch sử và liên quan đến tỉnh Bình Định nhằm duy trì trạng thái, tôn tạophục chế tài liệu; thỏa thuận sao chép, lập bản sao và bảo hiểm tài liệu hạn chế tình trạng xuống cấp, hủy hoại đến tài liệu.

     Thứ bảy, đẩy mạnh tăng cường công tác phòng, chống cháy nổ. Thường xuyên kiểm tra hệ thống điện đảm bảo an toàn về điện trong kho, an toàn về hệ thống báo cháy, chữa cháy theo tiêu chuẩn quy định./.

Tác giả bài viết: Thị Nguyệt, Phòng Nghiệp vụ
